苏州市观前地区管理暂行办法

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软件公司的商帐管理

北京中关村的一家软件企业，同时兼营一些网站制作及推广业务。公司在经营中累积了大量的债权，严重影响公司的运营。这些债权有这样的特点：1、债权极为分散，债权总数只有一百多万元，但是却有一千多笔，最少的一百块，最多的也只有几万块；2、时间长，这是公司经营中历年积累下来的，大约有三分之一已经过了两年的诉讼时效；3、材料混乱，这些债权的形成以及相关材料很多无处查询，没有人很清楚的知道；4、这样一些小的债权还在不断产生；5、公司并没有任何人具体负责这些债权的催收。

无疑那家软件公司的债权催收将面临巨大的困难。1、债务人公司是否存在？一些小的公司，经营不好就不去年检，让公司自然消亡，公司都没有了，自然债权也要不到了；2、公司的经营地址和联系方式是否发生变化？一般的公司都是租赁写字楼办公，一年一搬家很常见，一搬家联系方式等全部发生变化，必须重新找到新地址所在；3、原来的经办人是否还在？这看起来与债权的催收并没有关系，其实关系很密切，一般小公司没有完善的文件保管制度，经办人走了，这么小的一件事情，也许移交工作时并没有做交代，没有人知道这件事情，那么当然不会轻易付给你钱；4、如果债权数额较大还要考虑，债务人是否有偿还的经济能力。

如果债务人不想还钱，那么只有起诉，但是起诉的成本巨大。无论案件的大小，基本工作量是一样的，必须捋清法律关系，整理好证据材料，去工商局查询债务人的工商注册材料，找到公司注册地址和法定代表人，然后才能制作诉讼文书。起诉要去法院五次，立案一次、开庭一次、领判决书一次，申请执行一次，领执行款一次，如果幸运的话，可以少去几次，当然也可能比五次要多。很多小公司被郊区的税收优惠政策吸引注册在郊区，但是却在市里办公，这样必须要去郊区起诉，往返郊区的时间和交通成本是很高昂的。到法院起诉要交诉讼费，工商局查询要交纳查询费，如果加上律师费，每个案件的成本可能高达一万元，那么对于标的额在一万以下的诉讼案件根本就没有诉讼的意义。

根据美国商法联盟调查数据显示，当逾期时间为一个月时间，追帐成功率为93.7%，当逾期半年时，成功率降为57.8%，当逾期两年左右，成功率为13.5%。美国企业的应收帐款回收期平均只有37天，而中国企业平均为100多天。美国公司追帐的成功率为60%以上，而中国企业的成功率不到20%。根据中国的国情，以及我们工作中的实务经验，对于这些小额的债务必须建立一套完整的催收制度才能有所保障，下面将探讨这个催收制度的建立。

一、健全内部合同管理
合同管理不仅仅是保管合同原件，更需要保留好合同相关的往来传真、备忘录、相关人员签署的收货凭证等等，都要妥善保管好。很多公司是没有合同管理的，对于一些小的合同，原件虽然在公司的专人手中，但是在执行过程中有关材料随意分散在业务人员手中，业务人员走了，该资料也就没有了，合同的执行情况也就没有人知道了。一旦发生纠纷没有人能完全知道事情的来龙去脉，没有人手头有完整的材料。

合同保管要强调责任制，在合同执行阶段，合同可以由业务人员或业务部门经理保管，凡是和合同执行有关的材料统一在第一时间交给该人保管。业务办理完毕应当完整移交到公司专职保管人员。我们建议在移交的材料中加上一个合同执行说明，由具体经办人对合同的执行情况进行说明，将材料列个清单，可以做成格式直接填写。

二、强化催收
中国讲人情，在我们的实务工作中发现，越是关系好，可能款项越晚兑现。大部分款项并不是对方没有能力支付，而是不想支付，想想现金在自己公司握着多主动，而且可以生息，总比还给别人好。所以很多公司是看哪个催得急，谁急就先付给谁。而如果碍于面子，就只能等到最后了，万一对方资金一紧张，这帐就成了陈年老帐了，所以要加强货款催收。

催收也要讲策略，按过程分别进行排布。

第一步，直接由业务人员负责催收。业务员的待遇是与业务量挂钩的，业务人员应当对帐款承担催收责任。业务人员是公司最底层的工作人员，可以可怜兮兮去找对方，“大哥，你要是不给我钱，我就要失业了。”，这样博得同情心，小的帐款一般都能这样催收回来。这一步的时间不要太长，给予两周的时间就行了，没有效果进入下一步。

第二步，财务部核帐。财务部核帐有两个目的，第一告诉对方这笔帐款开始移交到公司统一来处理了，二是和对方核帐，确认欠款的事实与数额。这个很重要，一旦发生诉讼有这张核帐单，双方的法律关系就非常的简单了，不需要对合同执行中的质量、数量等双方可能发生争议的事项进行纠缠了。这个时候双方还没有闹僵，拿到这样的核帐单一般比较容易。当然财务部目的不是要核帐，还要催收款项，财务部人少，自然没有人专职来打要帐电话，可以让单位前台或其他人以财务部的名义打这个电话。

第三步，以上措施都没有效果，那么说明对方有想赖帐的可能。如果对方说，你再等几天，我们马上有一笔到帐，一到就给你，这样的话，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上两个步骤已经进行了三个月，仍然没有效果就应当考虑移交公司法律部门，由法律部门进行处理。

三、果断采取法律措施
很多公司顾虑采取法律措施会伤了彼此友好的业务关系，失去了一个客户。这是中国国情，确实是要考虑的，但是只要想想，做任何的业务都是以赢利为目的的，如果对方不支付帐款，那么要这个友好的业务关系做什么？与其拖到以后翻脸，再对簿公堂，不如现在采取法律措施早点将款项收回来更为塌实。

采取法律措施，也能考虑到中国国情，不是一开始就直接将对方告上法庭。可以先给对方打招呼，说要采取法律措施了，再不理睬，发个律师函，最后才起诉，这样的话对方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好讲了。

作者：王瑜，北京律师，电话：010-51662214，
电子邮件：lawyerwy@263.net。
网址：www.rjls.cn。


四川省乐山市人民政府办公室


乐山市人民政府办公室关于印发《乐山市城市建设档案管理规定》的通知
乐府办发〔2006〕40号

各区、市、县、自治县人民政府，市级各部门：
　　《乐山市城市建设档案管理规定》已经市政府同意，现予印发，请遵照执行。







二○○六年十月十二日






乐山市城市建设档案管理规定

第一章　总　　则



第一条　为了加强城市建设档案（以下简称城建档案）工作，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》和《城市建设档案管理规定》、《科学技术档案工作条例》等法律、法规，结合我市实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。
本规定所称城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、模型等各种载体的文件材料。
第三条　市和各县（市、区）建设行政主管部门按照法定的职责负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上接受同级档案行政管理部门的指导和监督。
建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责城建档案的具体管理工作。
第四条　城建档案工作应按照统一领导、统一制度、统一标准、集中管理与分级管理相结合的原则，建立以城建档案馆为中心，以产生城建档案的各有关单位档案室为基础的城建档案工作网络，保证城建档案完整、准确、系统、安全和有效利用。
第五条　市城建档案管理办公室是乐山市规划和建设局具体负责全市城建档案工作的机构，主要职责是：对城建档案工作实施行业管理，依据有关法律、法规对城建档案工作进行具体的业务指导、监督；制定城建档案事业发展规划并组织实施；开展城建档案信息资源的开发利用和编研工作；开展城建档案学术研究与交流工作。城建档案管理办公室与城建档案馆合署办公。
第六条 城建档案馆（室）的建设资金按照国家和地方的有关规定，采取多渠道解决。城建档案馆（室）的设计应当符合国家的建筑设计规范要求。



第二章 工程文件的归档范围及要求



第七条 工程文件的归档范围：凡与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应归档。
第八条　城建档案馆（室）重点管理下列档案资料：
（一）各类城市建设工程档案
1、工业与民用建筑工程档案；
2、市政基础设施（包括城市道路、桥涵、广场、路灯等）工程档案；
3、公用基础设施（包括城市供水、排水、供气、供电、电讯等）管线工程档案；
4、交通基础设施（包括城市公交、铁路、水运、空运）工程档案；
5、风景名胜、园林绿化（包括城市雕塑）建设工程档案；
6、市容环境卫生设施建设工程档案；
7、城市防洪、抗震、人防工程；
8、军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线和有关的隐蔽工程档案。
（二）城市规划、勘测类档案
1、城市规划：依法编制和批准的城市总体规划、分区规划、详细规划、乡镇规划和专业规划成果档案；
２、城市勘察：城市的水文地质、工程地质等勘察成果档案；
3、测绘：城市的控制测量、地形测量、航空测量、工程测量、地下管线测量等成果档案。
（三）建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案。
（四）城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然资源、经济等方面的基础资料。
第九条 建设单位在办理建设工程报建审批手续时，应当按照《四川省建设工程档案竣工验收备案管理程序》的规定与当地城建档案馆（室）签订《建设工程竣工档案移交责任书》，明确建设工程档案编报责任。
第十条 向城建档案馆（室）移交的工程文件应为原件。由前期文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件五个部分组成。
第十一条 向城建档案馆（室）移交的工程文件内容必须真实、准确、与工程实际相符合，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
第十二条 竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件，所有竣工图均应加盖竣工图章，并完善签字。
第十三条 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过1/3的，应当重新绘制竣工图。
第十四条 竣工总平面图、竣工地下管线图，须按城市统一的坐标和高程进行测绘，竣工图必须做到图实相符。



第三章 工程档案的验收与移交



第十五条 列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案馆（室）对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案馆（室）出具工程档案认可文件。
第十六条 建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。
第十七条 建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆（室）报送一套符合规定的建设工程档案。
停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。
撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。
第十八条　对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆（室）移交。
第十九条 建设系统各专业管理部门形成的业务技术管理档案 ，在本单位保管使用一至五年后，按本规定全部向城建档案馆（室）移交。
第二十条 地下管线专业管理单位每年应向城建档案馆（室）报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和技术资料。
房地产权属档案的管理，按《城市房地产权属档案管理办法》管理。
第二十一条 建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字。



第四章 　城建档案的管理和利用



第二十二条　城建档案馆（室）要建立健全档案管理制度，对接收进馆（室）的城建档案应及时登记、分类、编目、编制检索工具。做好城建档案的安全保管、保密、保护工作。
第二十三条 城建档案馆（室）要创造条件，逐步采用新技术、新设备管理档案，不断提高城建档案的标准化、规范化、现代化管理水平。　
第二十四条 城建档案馆（室）要积极开发城建档案信息资源，并按国家的有关规定，向社会提供服务。
第二十五条　涉及国家秘密的城建档案，应当按国家保密规定进行密级签定和保管、利用。城市建设档案室必须符合保存涉密载体的要求，没有具备相应的安全保密设施，不得存放涉密档案。
第二十六条 凡需利用城建档案的机关团体、企事业单位和个人，持单位介绍信和个人身份证，可到城建档案馆（室）查阅利用档案。查阅涉及国家秘密的城建档案，必须按照国家保密规定事先经过有权机关批准。查阅涉及商业秘密的城建档案，除法律法规另有规定外，应当事先征得相关部门或单位同意。



第五章 奖励与处罚



第二十七条　建设行政主管部门和有关单位对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。
第二十八条　违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或其他直接责任人员给予行政处罚；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）无故延期或者不按照规定归档、报送城建档案的；
（二）涂改、伪造城建档案的；
（三）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第二十九条　建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定向城建档案馆（室）移交建设工程档案的，由建设行政主管部门依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。



第六章 附　　则



第三十条　本规定自发布之日起执行。我市过去制定的有关规定与本规定不一致的，按本规定执行。